8月の帰社日に実施した社内発表会の内容をお伝えします。
今回は会議の時間を短くして、効果を高めるというテーマと元気が出る会議という
テーマで発表が行われました。
1つ目のテーマとして、会議で重要なことは「簡」「寛」「限」ということでした。
それぞれの意味は以下になります。
「簡」とは、簡単な事前作業
「寛」とは、寛げる雰囲気
「限」とは、限った議論
まず、事前作業は簡単なものにしないと本来の作業(開発や設計など)の時間を圧迫
してしまうため、準備時間を短くする方法(資料はなるべく作成しない)という説明
がありました。
確かに定例の会議でほとんど誰も見ないような分厚い資料が毎週配布されたりする
現場もあったので、本当に必要なものだけを準備することが重要ですね。
次に会議で意見が出やすいようにするための手法として、会議前に菓子を出したり、
会議の合間にクイズやゲーム等の時間を入れて、寛げる雰囲気を作るという説明が
ありました。
(会議の合間にクイズやゲーム等の時間を入れることをアイスブレークといいます)
社内の打ち合せや発表会等で意見を言う人は限られていることが多いため、今後は
全員が意見しやすいような雰囲気を作るために上記手法も取り入れたいですね。
最後は限った議論ということで、議論しているうちに新たな議題等があがり、議論
が別の方向に行かないように、リーダー(議長)は本来の目的に誘導するという説明
でした。
また、会議の最後では議論のダイジェスト、決定事項、宿題事項の期限や担当者を
復唱することが大切だという説明がありました。
2つ目のテーマとして、元気が出る会議にするための取り組みが紹介されました。
【具体例】
①アジェンダを作成して議論の進め方(会議の形)を整える。
②議論の内容をホワイトボード等に書き出して、「見える化」を行う。
③発言への抵抗感を減らすために、発言を付箋紙等に記載して貰う。
挙手ではなく意見カードを使う。(名指しで発言を促すという方法も有効)
④マインドマップ等を利用し、視覚効果で発想を助ける。
⑤会議前に打ち合わせを行い、議案の質を高める。
⑥意見が分かれた場合には、納得するまで話し合う場を設ける。
尚、元気が出ない会議とは、「無駄が多い」、「意見が出ない」、「纏まらない」という
問題点のある会議です。
来月以降の会議や発表会では、元気が出る会議になるように、今回学習したことを
活かしたいと思います。